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Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Methode oder Matrix) ist ein Tool aus dem Zeit- und Projektmanagement. Es hilft dabei, auch lange To-do-Listen und Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder zu kategorisieren und daraus Prioritäten zu formulieren. Das Tool kannst du dabei zur Steuerung von Teams ebenso anwenden wie für deine eigenen Aufgaben.

Wer jetzt denkt, Dwight D. Eisenhower hätte neben seinem Amt als 34. Präsident der Vereinigten Staaten noch die Zeit gefunden, Management-Coachings anzubieten, irrt leider. Das Eisenhower-Prinzip verdankt ihm zwar tatsächlich seinen Namen, wird aber lediglich auf eine Rede des Staatsmannes zurückgeführt, in welcher er einen College-Präsidenten mit den Worten zitierte: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Ist eine Aufgabe wichtig, dringend, oder beides?

Damit sind wir auch schon am Kern der Eisenhower-Methode. Es gibt Aufgaben, die dringend sind – und es gibt Aufgaben, die wichtig sind. Nur selten sind sie beides. Wenn du diese Unterscheidung konsequent auf deine To-dos überträgst, bekommst du ein besseres Gefühl dafür, wo die eigentlichen Prioritäten schlummern und welche Aufgaben vielleicht zu unrecht den Vorrang erhalten.

Und das Beste daran? Du kannst sofort starten. Schnapp dir Papier und Stift, Rechner oder Handy und los geht’s! Mal dir eine Eisenhower-Matrix auf, und verteile die To-dos aus deiner Liste auf die vier Bereiche.

Die Kategorien im Überblick

Prio 1: Wichtig und dringend - Erledigen

Alles, was in diesem Bereich landet, hat wirklich oberste Priorität. Schau dir die Aufgaben genau an. Kannst du sie bis zu ihren Deadlines erledigen? Wenn nicht, was hält dich davon ab und wie kannst du die Blockaden aus dem Weg räumen? Kommst du allein nicht weiter, hol dir Hilfe. Je nach deiner Position im Unternehmen solltest du z. B. rechtzeitig deine Vorgesetzten informieren. Wenn du selbst in einer Führungsposition bist, überlege dir, ob du Aufgaben an eine:n besonders vertrauenswürdige:n Mitarbeiter:in übergeben kannst.

Prio 2: Dringend, aber nicht wichtig – Delegieren

Hier tauchen häufig kurzfristige Anfragen auf (gerne vom Chef) und andere Ablenkungen, die zwar dringend sein mögen, aber für den langfristigen Erfolg nicht entscheidend sind. Kannst du diese Aufgaben delegieren? Wenn du nicht in der Position bist, kannst du vielleicht eine:n Kolleg:in um Hilfe bitten, deren Prio-1-Box nicht überfüllt ist.

Prio 3: Wichtig, aber nicht dringend - Planen

In diesem Bereich stehen langfristige oder auch strategische Aufgaben, die zwar sehr wichtig sind, aber keinen akuten Zeitdruck haben. Plane diese Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt fest ein.

Prio 4: Weder wichtig, noch dringend – Streichen

Was in diesem Bereich landet, gehört auf keine To-do-Liste. Wahrscheinlich fallen die Punkte in die Kategorie “man müsste eigentlich mal” – nicht total verkehrt, aber eben auch nicht wirklich relevant. Vielleicht ist auch was dabei, worauf du keine Lust hast? Streiche diese Punkte von der Liste und aus deinem Kopf. So schaffst du Platz, für das, was Relevanz hat.

Die Aufteilung in die einzelnen Felder ist bei manchen To-dos auf den ersten Blick gar nicht so einfach. Hier findest du daher noch vertiefende Informationen und Beispiele.

Wie du dringende von wichtigen Aufgaben unterscheidest

Dringende Aufgaben müssen bis zu einem bestimmten (nahen) Zeitpunkt erledigt sein, sonst drohen Konsequenzen. Sie erfordern jetzt deine Aufmerksamkeit. In diese Kategorie fallen z. B.

Du arbeitest noch an der Präsentation, die du morgen Mittag im großen Meeting halten sollst.
Ein potenzieller Großkunde braucht den Vertrag heute im Laufe des Tages, sonst platzt der Deal.
Du möchtest dich auf einen spannenden Job bewerben und die Bewerbungsfrist endet übermorgen.

Wichtige Aufgaben haben einen großen Einfluss, sind aber (noch) nicht zeitkritisch, wie etwa:

Deine Bachelorarbeit ist in drei Monaten fällig.
Du bist in deinem Job nicht mehr so richtig zufrieden, daher möchtest du deinen Lebenslauf aktualisieren.
Du hast angeboten, für das Abendessen mit deinen Freund:innen einen Tisch zu reservieren. Aber der Termin ist ja erst in vier Wochen …

Worauf du bei den wichtigen Aufgaben achten solltest

In den wichtigen Aufgaben verstecken sich gleich zwei potenzielle Problemfelder.

Zum einen sitzen uns die unerledigten Aufgaben “im Nacken”. Wir denken über sie nach, verfallen ins Grübeln – und putzen dann doch lieber erst mal die Fenster. Richtig, hier setzt die allseits gefürchtete Prokrastination ein, also das Hinauszögern von Aufgaben durch Beschäftigung mit Ersatztätigkeiten. Je nach Ausprägung sind mögliche Folgen Stress und Ängste – oder einfach nur saubere Fenster.

Zudem lauert hier eine gewaltige Produktivitätsfalle. Wenn wir uns ausschließlich auf dringende Aufgaben konzentrieren und daneben die wichtigen vernachlässigen, geraten wir in einen Krisenmodus, in dem wir durch unseren (Arbeits-) Alltag hetzen und gefühlt immer nur “Brände löschen”.

Wie man von dieser reaktionären Arbeitsweise zu einer proaktiven kommt? Richtig, mit guter Planung und der Unterscheidung von dringend und wichtig :). Schnapp dir also die Eisenhower-Matrix und leg los!

Die Kategorie “dringend, aber nicht wichtig”

Du kennst das ziemlich sicher: Du arbeitest konzentriert an einem Thema aus der Prio-1-Liste, da klopft es an der Tür, Slack ploppt auf, oder dein Telefon klingelt. “Kannst du mal eben … ? So hört es sich oft an, wenn To-dos aus dieser Kategorie um die Ecke kommen. Beispiele wären:

Ein kurzfristig angesetztes Meeting, bei dem deine Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist.
Deine Chefin hat eine Frage, die jede:r aus deinem Team beantworten kann.
Jemand soll den neuen Beitrag für den Blog gegenlesen, bevor er veröffentlicht werden kann.

Diesen Aufgaben kannst du dich von verschiedenen Seiten nähern. Kann jemand aus deinem Team sie übernehmen? Kannst du über vorsichtiges Erwartungsmanagement die Deadline verschieben? Oder ist das To-do so schnell zu erledigen, dass sich aller Aufwand nicht lohnt? Dann schieb es dazwischen.

Die beste Kategorie von allen: weder wichtig, noch dringend

Schau dir die Punkte in dieser Kategorie noch ein mal an. Ist es zum Beispiel etwas wie:

Man müsste mal die Ordnerstruktur auf dem Company-Laufwerk anpassen.
Ich sollte wirklich irgendwann die Schränke aufräumen.
Wir könnten eine neue Pflanze fürs Büro gebrauchen.

Verabschiede dich von den Aufgaben, die dir nichts bringen und streiche sie ersatzlos. Mach Platz in deinem Kopf und auf deiner To-do-Liste. Aber Achtung: Wenn die neue Büropflanze dir dabei hilft, dich an deinem Arbeitsplatz wohlzufühlen, besorge lieber eine, statt die Aufgabe zu streichen!

Fazit

Die Eisenhower-Methode kann dir dabei helfen, lange und undurchsichtige To-do-Listen zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Sie stößt an ihre Grenzen, wenn es darum geht, komplexe Projekte und Abhängigkeiten aufzuzeigen. Aber besonders dann, wenn du das Gefühl hast, den Überblick über deine Aufgaben zu verlieren, kannst du mit der Eisenhower-Matrix schnell und einfach eine Struktur schaffen und Kontrolle zurückholen.

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To-dos strukturieren mit dem Eisenhower-Prinzip To-dos ohne Ende und keine klaren Prioritäten? Das Eisenhower-Prinzip kann dir dabei helfen, wichtige von dringenden Aufgaben zu unterscheiden und so deine To-do-Liste aufzuräumen.